Tietosuojaseloste

Laadittu: 7.5.2018

Rekisterinpitäjä

Espoon Miekkailijat ry (2195662-6)

Malminmäentie 2 C 6

02280 Espoo

Seura toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme seuran toimintaan osallistuvista. Rekisterinpitäjä on vastuussa sille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on seuralle ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme suhdetta seuran toimintaan osallistuviin. Tässä tietosuojaselosteessa on käsitelty niitä periaatteita, joita seura toteuttaa henkilötietoja käsittelyssä.

Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Kimmo Puranen, toiminnanjohtaja

Espoon Miekkailijat ry

Malminmäentie 2 C 6

02280 Espoo

kimmo.puranen@espoonmiekkailijat.fi

puh. 0500 416 826

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

• Jäsenyyksien ylläpito, tiedotus ja laskutus

• Kilpailutoiminnan toteuttaminen ja tulosten käsittely ja julkaisu

• Sähköinen jäsenviestintä ja julkaisut, esimerkiksi internet-sivut ja sosiaalinen media

• Analysointi ja tilastointi

Käsiteltävät henkilötietojen ryhmät, rekisterin tietosisältö

Seura käsittelee rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

• yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet,

• rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus,

• demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli ja äidinkieli,

• mahdolliset luvat ja suostumukset

• jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten, laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, tieto huoltajista ja huoltajien yhteystiedot

• miekkailukilpailujen tulokset

• palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus (valmentaijilta ja muilta toimihenkilöiltä)

• seuran ja henkilön harrastus- ja kilpailutoimintaan liittyvät tiedot sekä muut henkilön suostumuksella kerätyt tiedot, kuten henkilön kuva

Säännönmukaiset tietolähteet

• jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla,

• rekisterinkäsittelijän (pääkäyttäjä) tai toimihenkilön (ylläpitäjä) syöttäminä

• lajiliiton rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä

Tietojen säilytysaika

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen henkilötietojen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös jäsenyyden tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietojen käsittelijänä toimii pääsääntöisesti Kimmo Puranen toiminnanjohtajana ja päävalmentajana sekä yhtiönsä Purucon Oy:n kautta. Purucon Oy:n kanssa on tehty erillinen henkilötietojenkäsittelysopimus ja salassapitosopimus. Myös johtokunnan jäsenet voivat toimia henkilötietojen käsittelijänä. Lisäksi seuran muut valmentajat ja toimihenkilöt käsittelevät tietoja kilpailutoimintaan ja valmennukseen liittyen. Tietoja käsitellään vain tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin ja vain tarpeen mukaisesti.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Seura ei myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

• Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.

• Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja.

Sivujen toteutuksessa on hyödynnetty teknistä tietosuojaa, jolla pyritään huolehtimaan siitä, että̈ syötetyt tiedot säilyvät muuttumattomina ja ovat saatavilla vain tietoon oikeutetuille.

Rekisterin tietojenkäsittelyyn on käyttöoikeudet vain niillä rekisterinpitäjän henkilöstön jäsenillä joiden työtehtävien suorittaminen sitä edellyttää. Rekisterin tietojen muokkaaminen ja lukeminen edellyttää henkilökohtaista tunnistautumista järjestelmään. Rekisteristä suoritetaan säännöllinen varmuuskopiointi.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on EU: tietosuoja-asetuksen 679/2016 artiklan 15 -21 mukaisesti oikeus saada pääsy tietoihin, pyytää tietojen oikaisemista tai poistoa, rajoittaa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä.

Edellä mainittuihin oikeuksiin viitaten pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:

Espoon Miekkailijat ry / Tietosuoja

Malminmäentie 2 C 6

02280 Espoo

tai sähköpostitse osoitteeseen seura@espoonmiekkailijat.fi Pyynnöt voidaan esittää myös henkilökohtaisesti osoitteessa Malminmäentie 2 C 6

02280 Espoo

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla seura käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu